Ритуалы в удалённой работе

Шаманство И снова здравствуйте 🙂
Ранее я рассказал в общих чертах про то, на что обращать внимание при переходе на удалённую работу. Сегодня хочется углубиться в каждый из компонентов, и начну я с ритуалов (или же рабочих процессов). Что же действительно так важно в ритуальной составляющей и почему нужно уделять этому большое внимание? Всё сказанное тут применимо в принципе к организации работы и не сильно зависит от того, работа это в офисе или же полностью удалённая.

Как я уже рассказывал в предыдущем материале, можем разделить ритуалы на рабочие и нерабочие.

1. Рабочие ритуалы. Для начала хочется вспомнить определение ритуала: выработанный обычаем порядок совершения чего-либо. То есть в команде есть устоявшаяся практика делать что-то определённым образом, соблюдая определённые условия. Примером такого ритуала может служить ежедневный стендап, или планёрка в 9 утра в понедельник. В карго-культе тоже был ритуал вызова железной птицы, из которой сыпались блага, и он был вполне рабочего характера для племени. Но есть и важное отличие: у качественного ритуала есть внятная чёткая цель (ответ на вопрос: «Зачем этот ритуал нужен?») — и доказанная эффективность (вещественные доказательства в виде ответов на вопросы: «Как именно этот ритуал помогает бизнесу или команде? Что будет, если отказаться от выполнения ритуала и как быстро всё деградирует?») Эти ответы помогают в понимании причинно-следственной связи между выполняемыми обрядами и реальными результатами и достижениями команды. Или же помогают понять, что на самом деле ритуал не приносит результатов и выполняется просто ради ритуала. Вообще любой воспроизводящийся рабочий процесс или его часть можно отнести к ритуалам и подвергнуть такой же проверке на целесообразность и полезность. Можно выписать все ритуалы в табличку и после завершения анализа внимательно посмотреть на всю картину целиком. Хотя бы даже как в этой простенькой табличке. Переносить на удалёнку нужно ритуалы с доказанной эффективностью, при этом опираться при переносе нужно на колонку «Зачем нужен ритуал», а не на само описание последовательности действий в рабочем процессе. Тогда будет гораздо проще найти удобную и эффективную адаптацию ритуала в удалённой работе. И вместо обдумывания вопроса: «Как воспроизвести такие же действия на удалёнке», — вы будете искать ответы на вопрос: «Как можно получить вот такой результат, если вся команда на удалёнке». Нередко для исполнения ритуала используются какие-то вещественные артефакты, например, доски или нарисованные диаграммы, карты, etc. Перед переходом на удалёнку необходимо задуматься об оцифровке этих артефактов и обеспечении доступа к ним всем участникам команды. Скорее всего удастся обойтись джентльменским набором из Miro.com, Figma, Draw.io, но не хочу сейчас вдаваться в детали инструментов, ибо осознание назначения и пользы ритуала намного важнее.

Если причинно-следственную связь между выполнением ритуала и нанесением пользы и добра в явном виде установить и описать не получается, можно провести проверки формата чёрного ящика для получения доказательств или опровержений полезности ритуалов. Например, ритуал командного заваривания чая и гипотеза о том, что это улучшает слаженность команды. Описание точной причинно-следственной связи может оказаться достаточно сложным и потребовать знания различных дисциплин как «физиология», «психология», «нейрофизиология» и т. п. Но мы просто можем сравнить показатели эффективности и результативности команды до внедрения ритуала, во время исполнения ритуала и после отмены ритуала. Взяв достаточные интервалы времени можно получить репрезентативную картину, по которой уже можно делать как верные, так и неверные выводы :).

2. Нерабочие ритуалы. В моих наблюдениях такие ритуалы были направлены на достаточно гуманитарные цели вроде поднятия командного духа, повышение лояльности работников компании, развитие HR-бренда и пр. Это может быть как пицца раз в месяц, так и всевозможные активности вроде игры в мафию или настольные игры в пятницу, чемпионат по пинг-понгу или литературный клуб, или даже банально фреш-бар или спортзал в офисе. Каждый такой вид активности, как правило, бывает нацелен на что-то конкретное и редко описывается как способ проспать деньги и время. Как это ни странно, на своих наблюдениях я замечал, что к целеполаганию нерабочих ритуалов и к их бюджетированию люди относятся гораздо более тщательно и критично, в то время как эти же люди могут достаточно легко прожигать уйму ресурсов из-за невнятной организации рабочих ритуалов. Но лирику в сторону, берём всё ту же табличку и описываем в таком же формате нерабочие активности. И затем точно так же начинаем искать ответ на вопрос: «Как получить вот такой эффект, если все на удалёнке». Не помешает поговорить и с командой и узнать, что они получают от этих ритуалов. Вряд ли я сильно ошибусь, если скажу, что будет встречаться ответ: «Да я просто за компанию играю, классная команда у нас и хочется ещё и неформально с коллегами общаться временами». Вытаскивайте эти инсайты из людей и ищите адекватные подходящие замены, не бойтесь экспериментировать и менять способы решения, и смелее вовлекайте команду в этот процесс.

В завершение хочется привести несколько примеров такой миграции процессов на удалёнку, чтобы дать основу для ваших поисков и творчества.

Ежедневные стендапы. На мой взгляд один из наиболее простых для миграции ритуалов. Обычно цель этого ритуала в поддержании темпа работы и обеспечения прозрачности происходящего (информирование о работе соседа), а также позволяет понять, есть ли какие-то блокеры в работе. При правильной организации этот ритуал не должен занимать больше 15 минут, и его можно переносить в онлайн прямо как есть. Ведущий заранее готовит все цифровые артефакты (ссылка на конференцию, нужные вкладки  для демонстрации темпа спринта (если нужно) и так далее), все вовремя подключаются к конференции и по очереди выступают. Если в офисе люди приходили на стендапы вовремя, то и на удалёнке скорее всего с этим проблем не будет. Голос (и видео если хотите) позволяют менеджеру и тимлиду прочувствовать и настрой людей, но есть и другие способы получить эту информацию. Если удаленка внезапно ещё и разнесена по часовым поясам, то можно использовать простую текстовую замену: все при начале работы пишут в чат план на сегодня и нерешённые блокеры, а в конце рабочего дня отчёт, что получилось, а что нет и были ли внеплановые активности.

Еженедельные планёрки. Как мне кажется, этот ритуал очень во многом похож на ежедневные стендапы, только он охватывает чуть больший горизонт планирования. Достаточно легко мигрирует на удалёнку, если он и до этого проводился разумно. Все участники приходят уже подготовленные, соблюдают временной регламент и не устраивают бессмысленных и беспощадных дебатов — пожалуй, необходимые условия для успешного переноса этого ритуала на удалёнку.

Груминг бэклога. Очень важный ритуал, хотя и не частый. Несёт преимущественно санитарную функцию и позволяет держать в бэклоге только те задачи, которые ещё есть смысл делать. По моим наблюдениям в оффлайне люди на такие мероприятия часто приносят достаточно много материальных артефактов в виде распечаток макетов, бумажных заметок, маркеров, флипчарта и прочих атрибутов. Тут потребуется менять привычки и переходить на цифровые инструменты, однако что-то оффлайновое можно и оставить, например, флипчарт, и демонстрировать его с помощью веб-камеры. Опять-таки, исходите из не из самих артефактов, а из того, что эти артефакты дают, и ищите замену способу поставки.

Запуск проекта («разрезание ленточки», контроль первых часов работы, празднование или бессонная ночь). Не такой частовоспроизводимый ритуал, но тем не менее достаточно важный. Не в каждой компании это присутствует как ритуал, но если у вас такой есть, обратите на него внимание при переходе на удалёнку. Чаще всего наиболее критичными элементами этого ритуала являются скоординированность действий всех участников и возможность крайне быстро обмениваться информацией. Обычно этот ритуал имеет значение в случае запуска крупных проектов, которые затрагивают почти всю компанию и требуют слаженности и быстрой коммуникации. Зачастую нахождение всех участников в одной комнате несколько сглаживает недоработки планирования запуска, и поэтому прямой перенос в онлайн/удалёнку может не дать нужного результата. Перед запуском проведите несколько звонков с командой и обсудите как и возможные варианты развития событий (что может пойти не так, какие негативные последствия могут наступить, etc.), так и роли и действия каждого в команде в случае реализации тех или иных сценариев. Вообще, это хорошая на мой взгляд практика и её не помешает применять независимо от того, работают все в офисе или на удалёнке.

Ретроспектива спринта или проекта. Тоже немаловажный ритуал. Помогает поддерживать скорость работы, климат в команде и внедрять улучшения и инновации. Аналогично с грумингом все артефакты нужно переносить в цифровой вид, либо же использовать трансляцию с камеры. Я бы рекомендовал оцифровываться и менять привычки, так вы не будете ограничены углом обзора камеры и получите более масштабируемый и гибкий процесс в итоге. Для того, чтобы в онлайне этот ритуал проходил более гладко, рекомендую заранее подготовить всех участников и помочь им с оформлением нужных артефактов, а также заранее продумать и чётко донести до всех регламент мероприятия. Лимитируйте время мероприятия и каждого этапа, напоминайте про лимит и строго соблюдайте его. Это поможет всем оставаться в фокусе на протяжении достаточно длинного звонка.

Совместный кофе один-на-один. Достаточно незаметный ритуал, так как нередко переходит в стадию привычка, но при переходе на удалёнку через некоторое время наступает ломка. Вспомните, зачем вы этот ритуал делаете. Получить неформальный статус-апдейт? Поменторить коллегу? Или получить менторство? Или просто пообщаться немного с приятным вам человеком? Также спросите себя, как часто вы это делаете. Пару раз в неделю? Несколько раз в день? Что же является результатом этого ритуала? Имея ответы на эти вопросы я бы рекомендовал обсудить трансформацию этого ритуала совместно с коллегой, поделившись вашими ответами на эти вопросы. Будет нелишним и коллегу попросить подготовить ответы на эти же вопросы, тогда обсуждение пройдёт более продуктивно. 🙂

Походы на обед. Очень интересный ритуал. Я наблюдал разные его применения. Где-то это просто способ совместно ненапряжно отдохнуть в середине рабочего дня, разговаривая о вине, еде, моде, автомобилях, гаджетах и так далее. Где-то этот ритуал заменяет стендапы в какой-то форме, делая их гораздо менее формальными, а может заменять и планёрки. Все неформально в непринуждённой обстановке делятся новостями и проблемами, и одной формальной процедурой меньше. 🙂 Опять-таки, я рекомендую применить ровно тот же подход: понять, что является основным выхлопом из ритуала, и уже от этого и плясать, обсуждать с командой, как можно получить то же самое, но на удалёнке.

Отдельно хочется отметить личные ритуалы, например, ритуал включения в работу. У кого-то он начинается дома за завтраком, у кого-то в момент взятия с собой кофе из кофейни перед входом в офис, а у кого-то в 10 утра за включением компьютера. Честно говоря, я не видел много информации про то, как быть с такими ритуалами, а всё, что видел, это рекомендации идеального режима дня. Поэтому постараюсь поподробнее свой опыт тут раскрыть, ибо мне кажется, что сложность в адаптации вот таких ритуалов зачастую является одним из ключевых факторов неудачи перехода на удалёнку. Если ваш ритуал преимущественно информационно-цифровой (просмотр списка задач, чтение новостей, взгляд на отчёты, etc.), то скорее всего проблем с их выполнением не будет. А вот если они физические, оффлайновые, то прийдется вырабатывать новые привычки и какое-то время попривыкать. Что-то можно заменить почти в явном виде, например, вместо захода в кофейню заказать доставку кофе или же сварить свой собственный. Время, которое вы тратили на дорогу, теперь можно потратить на приготовление идеального завтрака. 🙂 Чтобы переход прошёл максимально гладко постарайтесь вспомнить, как начинается и проходит ваш день, из каких ритуалов он состоит. А также когда начнёте работать на удалёнке и вдруг почувствуете дискомфорт, задумайтесь, чего именно не хватает и как вы эту проблему решали в офисный период.

И конечно же очень важно изменить и сами коммуникации, чтобы всё вышесказанное действительно заработало и принесло пользу. А про коммуникации я расскажу в отдельном посте немного попозже. 🙂

Запись опубликована в рубрике Менеджмент с метками , , . Добавьте в закладки постоянную ссылку.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.