Всем привет! На фоне всеобщего внедрения удалённой работы/работы из дома хочется поделиться опытом в этой области, может кому-то поможет менее болезненно пережить такую трансформацию, а после карантина задуматься о том, а нужен ли офис вообще. Всё описанное тут является личным опытом и мнением автора, думайте и решайте сами :).
В интернетах уже достаточно статей про то, какие инструменты могут пригодиться при организации удалённой работы, поэтому тут не хотелось бы на этом заострять внимание, равно как и не хочется говорить про выдачу ноутбуков и прочие аппаратные вещи. А вот о чём хочется поговорить, так это о том, как должно измениться сознание менеджмента, рабочие процессы и коммуникации, чтобы переход на удалённую работу не был бы таким болезненным. Давайте разберём несколько вещей, которые мне называли важными в организации командной работы в офисе:
1. Ритуалы.
В каждой команде есть свои ритуалы, как чисто рабочие, так и не очень. Это могут быть утренние стендапы, вечерние демо-сессии, а может быть и поочерёдное занесение коробки с пончиками на кухню каждое утро. Или пятничная игра в мафию. Или игра в пинг-понг 🏓. Начнём с рабочих ритуалов. И стендапы, и демо-сессии совершенно спокойно можно проводить с помощью средств конференц-связи, например, Zoom. Созвониться всей командой, можно и с видео, показать экран, рассказать — через несколько повторений формат покажется настолько родным и естественным, что и не захочется в офис возвращаться. Если в ритуал входит переклеивание стикеров на доске, можно заменить это доской в Miro.com или чем угодно другим, что понравится. Главное помнить, что для любого рабочего ритуала найдётся адекватная замена. В одной из команд один из разработчиков поставил у себя дома доску и подключил веб-камеру, которая всегда транслировала эту доску. И он утром и вечером переклеивал стикеры на ней. В общем проявляйте фантазию и смелость, не стесняйтесь.
Если же говорить про нерабочие ритуалы, то тут несколько сложнее, но только на первый взгляд. Нет смысла пытаться перенести нерабочие ритуалы один-в-один, но зато есть смысл вспомнить, зачем на самом деле вы и команда приходите на работу. Если ответ на этот вопрос будет звучать как «ради пончиков/пинг-понга/игры в мафию/вкусного чая/», я вас огорчу. Вероятно, вы или команда делаете что-то не то, и пора бы задуматься о том, что на самом деле вы делаете и как команда замотивирована, и самое время сменить работу или команду. Если же ответ звучит больше как «ради создания классного продукта/оказания классной услуги/помощи куче людей/нахождения в коллективе крутых специалистов», то всё в порядке, и искать замену нерабочим ритуалам нужно через призму вот этого ответа. Майнкрафт, CS, турнир по шашкам, доставка пятничной пиццы каждому домой и выкладывание селфи с пиццей — лишь начало того, что можно напридумывать. Главное, не думайте в одиночку, вовлекайте команду в процесс, и узнаете много интересного про ваших коллег.
2. Прозрачность общения, взаимное информационное опыление в open-space планировке.
Поначалу может казаться, что на удалёнке всё происходит медленнее, с черепашьей скоростью. Такое бывает, если люди не привыкли общаться удалённо. Это несложно проверить, просто откройте ваш рабочий мессенджер и посмотрите, как люди взаимодействуют там. Если вы видите, что в основном сообщения короткие, односложные и без контекста — скорее всего много общения происходит вне мессенджера и на удалёнке надо будет эту парадигму менять. Если в мессенджере вы видите в основном сообщения вида: «Колян, ну ты когда уже задеплоишь?» — это говорит о том, что есть проблема с контролем (о ней поговорим в следующей части), а также о том, что практически всё общение происходит вне мессенджера. Давайте разбирать ситуацию: в офисе люди слышат разговоры коллег за соседним столом, на кухне, в курилке, в лифте и так далее, что является достаточно важным источником информации о происходящем вокруг. На удалёнке этого нет и заменой этого источника может быть только вынос всей коммуникации в открытые каналы. За общение в личных сообщениях нужно жёстко карать и объяснять, что это лишает других коллег возможности понимать, что происходит в компании. Записывайте все созвоны, выкладывайте записи в общие каналы. Ничего страшного в том, что сообщений может быть много, нет. Пока сообщения не требуют конкретной реакции от читающего, это просто информация. Захотел — прочёл, не захотел — прочёл потом. В офисе люди надевают наушники и точно так же отключают этот канал информации, когда хотят, только потом переслушать уже не могут. Касательно самого содержания сообщений потребуется проделать гораздо большую работу, требующую немало воли и усилий от менеджера. Все сообщения должны быть содержательны, выражать законченную мысль и обеспечивать контекстом.
Плохо:
А: Маш, ты перекрасила кнопку в макете? Когда могу отдавать?
М: Ещё нет, может вечером успею.
Лучше:
А: Маша, тут Лера спрашивала, ей нужно отправить рассылку клиентам до 19:00 Мск, и для рассылки ей нужен актуальный макет. Как ты можешь ей помочь в этом? Какие ещё у тебя сегодня задачи в работе?
М: Виталина Васильевна просила банер с котиками сделать, Олег просил презентацию и был очень настойчив. Если поможешь скорректировать их ожидания, я успею помочь Лере и рассылка уйдёт вовремя.
Не надо бояться писать откровенно и правдиво в общих каналах. Основной страх, который я наблюдал у людей — это страх обидеть кого-то. Но он совершенно иррационален. Это работа, тут ничего личного, только бизнес, и это совсем не про обиды. Кто хочет обижаться — поступайте в детский сад для детей-переростков и обижайтесь там. Честная и открытая коммуникация покажет всем вокруг, что происходит, поможет привлечь внимание к проблемам и позволит всем вокруг чётко понимать реальные приоритеты и то, на чём вся команда должна фокусироваться в данный момент времени. Это поможет сохранять скорость работы и продуктивность.
3. Контроль.
«При работе в офисе я сразу вижу тех, кто не осилил прийти на работу к 10 утра». «В офисе я вижу, кто работает, а кто балду гоняет». Эти и похожие мысли нередко встречаются в головах противников удалёнки/работы из дома. Спешу огорчить: это мифы и они либо просто иррациональны, либо вызваны неспособностью организовать продуктивную работу в принципе. Про время нахождения в офисе я просто приведу метафору: «Сытость определяется не временем, проведённым за столом, а количеством и качеством съеденной еды». Конечно, если человек не в состоянии соблюдать принятые в команде ритуалы, можно задуматься о том, подходит ли он для команды, но с равной степенью можно и задуматься, а подходят ли ритуалы и какую цель они преследуют на самом деле. В прицепе тема контроля достойна отдельного и немаленького рассказа, пока же предложу почитать в интернете статьи на тему правильного делегирования, а здесь краткими тезисами сформулирую основные посылы, которые достаточно универсальны и пригодятся не только на удалёнке:
i) Вместо постановки задачи в формате «как делать» описывайте проблему, которую нужно решить, и контролируйте только факт решена проблема или нет.
ii) Требуйте уважения к срокам, которые люди сами называют.
iii) Требуйте соблюдения принятых ритуалов/рабочих процессов. Порядок это одна из основ, и участники команды должны это понимать и ценить. Если какой-то рабочий процесс систематически не соблюдается, возможно, он или не нужен, или команда не понимает, зачем он нужен.
iv) Всегда давайте контекст к задаче и объясняйте, зачем она нужна и почему ей нужно заняться сейчас, а не через год.
Резюмируя, чем лучше вы освоили контроль по результатам, а не по процессу, тем легче дастся вам переход на удалёнку. Опять-таки, это потребует от каждого участника команды готовности брать на себя ответственность за результаты своей собственной деятельности, и не каждый может быть готов к этому. Без сожалений расставайтесь с теми, кто не готов, иначе потом будете горько сожалеть. Этот урок обошёлся мне дорого, пожалуйста, не повторяйте моих ошибок и увольняйте решительнее.
4. Социализация, поддержание слабых связей.
При переходе на удалёнку некоторые люди могут начать испытывать сильный социальный голод, может появляться ощущение «одичания» и может пропадать «чувство локтя». Может начать казаться, что ты один, команда где-то там по ту сторону экрана, и никто тебе не поможет с проблемой. Качественное решение предыдущих пунктов поможет убрать подобные ощущения, но жажда живого общения никуда не денется. Кому-то может быть достаточно пару раз в неделю созваниваться с коллегами голосом без видео, кому-то может быть нужно постоянные видео-звонки и всё равно будет мало. Самое обидное тут то, что очень хороший, надёжный коллега может оказаться потерянным в такой ситуации и прийдётся расставаться. Предположу, что это скорее связано со способностями адаптироваться и с нейропластичностью, чем с с профессионализмом, от чего расставаться с хорошим коллегой не проще. Но это скорее редкий случай, по крайней мере по моим наблюдениям таких встречалось 1% среди тех, кто поначалу был готов работать удалённо. Возможно, моя выборка смещена и доля таких будет выше, но сомневаюсь, что существенно.
Что же можно сделать для тех, кто в целом в состоянии быстро адаптироваться к новым условиям? Во-первых, обязательно запустите нерабочие ритуалы, о которых мы уже поговорили ранее. Во-вторых, дайте больше свободы вашим HR-коллегам, пусть попробуют разные инновации. Даже простые вещи типа флешмоба «сфоткай своё рабочее место прямо сейчас» неплохо способствуют социализации и поддержанию слабых связей с теми коллегами, с которыми нет постоянного рабочего взаимодействия.
На этом всё. Если показалось полезным и интересным, дайте знать — расскажу подробнее про каждый компонент.